合理使用Office, 提高生活工作质量

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一直以来,想写一篇关于Office 365使用的简单介绍。每次动手时,有些网页不能访问以及想想毕业之后可能失效,便一直搁置。刚刚得知,如果四年可以拿到supinfo bachelor diploma的话,你就将会终身享受微软提供给SUPINFO学生的Windows和Office方面的订阅。于是决定整理下。

最开始接触微软账户的时候,并没有在意微软账户的分类,导致资料存储分不清和混乱的情况。其实,微软账户分为两类:一类是使用个人账户登录,另外一种则是使用工作或学校账户登录。虽然使用同一个邮箱地址,两个账户则是完全独立的。个人注册的微软账户最初是没有任何订阅内容,需要自行购买。但是学校分配给我们的学校账户,已经订阅了Office 365套餐。没有订阅的个人用户是可以试用Office,试用Office Online和OneDrive。既然学校分配给我们Office 365,为什么不使用订阅呢? 实际的生活中,笔者发现绝大多数同学的Office 365订阅处于闲置的状态。这也是要写本文的一个小初衷。

Office 365的宣传点就是办公工具的实用性和便利性。Office也确实是windows系统中办公工具的好选择。Office较新的版本中加入云功能,也就意味着将文件放在OneDrive上,只要有网络和设备就可以随时随地的访问文件。再也不用说,文件在那台电脑上没带,在那个U盘中忘记带了。

Office应用软件,电脑,平板,手机,这些都是为方便我们生活工作而生的工具。合理运用,方便生活。Office 365中包含8个产品,这里只简单介绍常用5个。Word文本编辑,Excel表格整理,PowerPoint演示文稿,OneNote随身笔记,Outlook邮箱日历。Word、Excel、PowerPoint不多介绍。OneNote是个随身笔记的好工具,你可以创建许多笔记本,一个笔记本中创建很多页,可以来记录生活,也可以来做笔记。这个笔记的作用就是不会丢,方便找,过几年也可以找到,只要分类合理,记住位置。Outlook很多都知道是邮箱,除了收发邮件,日历也是其重要功能,工作、生活中的安排,可以直接在日历中记录。Office产品有网页版和客户端版。客户端版又分为电脑版,平板版,手机版。在网页版上可以进行简单的操作,但是使用完整的功能还需要电脑客户端版。在Office产品中核心是OneDrive,网页版和客户端版都是其接口,可以随时访问和修改。由于设备的限制,有些比较大的材料,手机客户端就打不开。

笔者现在的设备是安卓手机,ipad和windows电脑。

在安卓手机上安装了OneDrive和5个常用应用。安卓手机的OneDrive可以添加个人和学校两种账户。奇怪的是,如果在浏览器上访问个人账户的OneDrive,需要翻墙才能访问,而安卓手机的OneDrive可以正常访问个人账户。学校账户均可以正常访问。常用的5个应用可以打开并访问OneDrive的相关文件。其中Word、Excel、PowerPoint,只会看到相应类型的文件,例如,通过Word访问OneDrive,只会显示其中的文件夹和Word文件,而PowerPoint和Excel类型的文件不会显示。在手机上面修改文件之后,会自动同步到OneDrive上。

在ipad上,同样安装了6个应用。功能大致一样,很明显的一个不同点就是使用学校账户登录OneDrive,还可以直接访问教学资源和课件。在安卓手机客户端上就没有这个选项卡,所以用ipad访问教学资源非常方便。

在Windows电脑上,从Office 365上下载安装了订阅内容,里面包含了安装产品,并在自己的账户上可以查看安装状态。电脑上面的OneDrive是以文件夹的形式存在电脑里。打开相应的文件很费时间,到现在为止没成功过。通常直接使用网页版的Onedrive,可以直接在网页上面查看文件,也可以使用Office Online直接编辑文件并自动保存。使用Office电脑客户端保存到本机,没有问题,但是如果选择保存文件到OneDrive,应用就会直接卡死。同样,如果在Office Online上面编辑文件,选择使用电脑客户端版编辑的话,应用一直在开,并未成功过。在电脑上,客户端版和网页版似乎是分离的。手机和平板上编辑的材料可以顺利保存在OneDrive上,笔者现在使用电脑端编辑的材料直接使用网页版的上载选项存到云端。

以上是笔者在相应的设备,平常的网络环境中,Office 365的使用情况。总体来说,Office 365是一套方便使用,但是并不完美的工具。

写完这篇文章,笔者希望SUPINFO的同学们尝试使用Office 365,提高生活和学习的效率。喜欢Windows和Office的同学,想要一直使用最新微软产品订阅的话,争取拿到SUPINFO bachelor diploma吧!

使用软件的过程,是一个不断学习的过程,如有不合理之处请各位读者批评指正!笔者邮箱:167401@supinfo.com,欢迎各位交流!